Unternehmensweites Vertragsmanagement mit Office 365 und SharePoint Online

Unternehmensweites Vertragsmanagement mit Office 365 und SharePoint Online

contract_icon_blueImmer mehr Unternehmen führen die Plattform Microsoft Office365 ein. Motivation für eine Umstellung auf Office 365 ist oft die einfachere/kostengünstigere Nutzung und Verwaltung von Microsoft Office-Produkten sowie eine Umstellung des E-Mail-Systems auf Exchange Online. Mit der Office365-Komponente SharePoint Online steht dann auch die Basisplattform zur Verfügung, um bestehende Unternehmensprozesse wie etwa das Vertragsmanagement/Contract Management zu digitalisieren und zu modernisieren und so strategische Mehrwerte für das gesamte Unternehmen zu erzielen.

So nutzen viele Unternehmen noch kein zentrales Vertragsmanagement oder verwalten die rechtlichen Informationen über manuell geführte Listen oder teilweise in die Jahre gekommene Systeme. Relevante Informationen zu Verträgen sind oft nur mit erheblichem Zeitaufwand auffindbar oder veraltet, und zugehörige Informationen wie Korrespondenz mit Lieferanten, Kunden oder Anbietern liegt in den Postfächern einzelner Mitarbeiter. Durch eine zentrale Verwaltung von Vertragsdokumenten und rechtlich bedeutsamen Unterlagen auf der Dokumentplattform Microsoft SharePoint stehen diese Informationen allen Vertragsbearbeitern unmittelbar zur Verfügung.

image28

Mit dem Vertragsmanagement LVM für Office365 / SharePoint Online kann ein zentrales Vertragsmanagement auch für internationale Unternehmen leicht umgesetzt werden. Nicht nur liegen alle Vertragsdaten an einer zentralen Stelle vor, sondern auch kritische Anforderungen an ein übergreifendes Vertragsmanagement werden abgedeckt:

  • Zugriff/Bearbeitung durch alle berechtigten Sachbearbeiter auch in internationalen/verteilten Rechtsabteilungen
  • Automatische Erteilung von Zugriffsberechtigungen für sensitive Vertragsdaten anhand der Organisationsstruktur im Unternehmen
  • Komfortable Ablage sowohl von digitalisierten Vertragsdokumenten als auch der zugehörigen Korrespondenz
  • Integration von Workflows etwa zur Weitergabe/Freigabe/Kenntnisnahme von Vertragsinformationen
  • Werdegang, Gültigkeit oder Kündigungs- und Wiedervorlagetermine über alle Verträge/Vertragsarten lassen sich leicht überblicken

Auch eine Migration von bestehenden Vertragsdokumenten aus dem Dateisystem oder aus anderen Anwendungen heraus ist möglich und verhilft so zu einer enormen Transparenz bei allen bestehenden Vertragsverhältnissen. Alle digitalisierten Dokumente können nach vorgegebenen Unternehmenskriterien automatisiert verschlagwortet werden. Darüber hinaus erfolgt eine vollautomatische Volltextindizierung aller Dokumente, so dass auch unstrukturierte Recherchen nach vertraglichen Informationen deutlich vereinfacht und beschleunigt werden.

Unabhängig davon, ob Sie in Ihrem Unternehmen Vertragsdokumente im Dateisystem ablegen oder in einer Unternehmenslösung zum Beispiel von IBM, Easy oder ELO: mit LVM verwalten Sie Verträge innerhalb Ihrer zentralen Unternehmensplattform SharePoint Online, mit einer modernen, einfachen Benutzerführung, leichtem Zugang von allen Unternehmensstandorten und umfassenden Möglichkeiten zur Integration des Vertragsmanagements mit anderen Unternehmenslösungen. Auch eine Koppelung der Vertragsverwaltung zum Beispiel mit einem SAP-System, über das Bestellanforderungen, Bestellungen und Abrechnungen zu bestehenden Lieferverträgen verwaltet werden, ist über Standardwerkzeuge leicht möglich.

Weitere Informationen zum Produkt LVM finden Sie hier. Gerne stellen wir Ihnen das Produkt vor und beantworten Ihre Fragen.

Vielen Dank für Ihre Mitteilung! Gerne setzen wie uns mit Ihnen in Verbindung.
Sorry, an error has occured.
 
Kommentare

Bisher keine Kommentare

Hinterlassen Sie eine Antwort